Réception



PRÉSENTATION

Cette fonction permet d’enregistrer les arrivages des produits négoce , matière premières, emballages, viandes…

Il y a plusieurs méthodes (hors circuit avec l’EDI)

  • Saisie de la commande , saisie de la réception en mode « bureau » à partir des lignes de commande
  • Saisie de la commande, saisie de la réception en mode « atelier » à partir des lignes de commande (flash des produits et étiquetage)
  • Saisie de la réception directement sans commande en mode « bureau »
  • Saisie de la réception directement sans commande en mode « atelier » (avec étiquetage possible)
  • Saisie de la commande , saisie de la pré-réception en « mode bureau » à partir des lignes de commande, validation de la pré-réception en réception en mode « atelier »

Attention, s’il y a une commande et que la réception est faite en « direct » sans se référer à la commande, celle ci reste en attente de livraison.

Une réception peut comporter plusieurs lignes de plusieurs commandes

Une commande peut être réceptionnée en plusieurs fois , c’est à dire, pas toutes les lignes le même jour sur le même Bon de réception.

Une ligne de commande peut être réceptionnée en plusieurs fois.

L’unicité d’une réception : « fournisseur , date de réception , numéro de Bon de Livraison »

Définition de la « pré-réception »

  • La pré-réception permet d’enregistrer les éléments de la réception , quantités, lots+dlc , traçabilité (origines , boucles etc…) avant l’arrivage réel. Ceci permet de « gagner du temps » à l’arrivage réel des marchandises.
  • La validation des éléments (le contrôle , ajustement) se fait généralement en atelier à l’arrivage des marchandises , à cette étape l’utilisateur peut compléter par des contrôles qualités , et l’étiquetage des produits.
  • La pré-réception ne mouvemente pas les stocks , ne met pas à jour les informations de traçabilité amont-aval. C’est la validation en réception qui gère ces flux.
  • L’utilisation des pré-réceptions a pour pré-requis la fiabilité des informations transmises par le fournisseur avant l’arrivage réel. En idéal, les pré-réceptions sont à gérer via une intégration EDI.

MODE OPÉRATOIRE fonctions mode « Bureau »

Achats > Réceptions > Saisie réceptions

La saisie d'une Réception.

Les filtres de sélection

Saisir la date de la réception , les mouvements « Entrée stock » seront datés avec la date de réception
Saisir le fournisseur , le no de Bon de Livraison fournisseur.
Rappel : même n° BL, même date, même fournisseur -> le logiciel passe en « modification  » de la réception.

Pour affiner les sélections d’affichage des commandes :

  • saisir un n° de commande puis bouton « + »
  • ou choisir dans la liste des commandes (loupe pour sélectionner)
  • la « gomme » permet d’effacer les sélections « commandes »
  • ou saisir une plage de date de livraison « attendue »
  • Si aucun filtre n’est saisi , toutes les commandes non livrées « total » du fournisseur sont proposées.

Affichage des lignes de commande pour pointage avec la réception avec le bouton « rafraîchir »

Bandeau « totaux » , pour afficher les totalisations Colis, Poids et HT lors de la saisie

Valider chaque ligne une par une avec le bouton « réception »

  • Saisir Colis/Quantité/Poids , selon l’unité de réception article, le poids ou la quantité sont obligatoires.
  • Si l’article est tracé ou géré en stock par lot , saisir les informations lot par lot.
  • Modifier le prix éventuellement
  • Si la ligne de commande est livrée en totalité ou en partiel sans reliquat sélectionner « terminer »
  • Si la ligne de commande est livrée en partiel sélectionner « reliquat » – La ligne sera représentée pour une prochaine réception avec le « reste à livrer »- Astuce pour « solder » un reliquat saisir « quantité/poids/colis à zéro » puis « terminer ».

Particularités gestion des lots :

  • Si l’article est paramétré avec des critères « traçabilité lot étendus » , les critères sont demandés dès la validation du lot (par ex pays d’abattage , no d’agrément , no de boucle …)
  • Il y a la possibilité d imprimer des étiquettes même depuis le mode « bureau »
  • Il y a la possibilité de générer le numéro de lot « automatiquement » selon le « masque de lot » article*

Ajout d’une nouvelle ligne – bouton « créer »

  • L utilisateur a la possibilité d’ajouter une ligne sans commande sur la réception

Saisie des contrôles qualité :

  • Il y a la possibilité de saisir les contrôles produits et global réception , selon les critères pré-paramétrés (voir le thème « traçabilité-contrôles qualité »).
  • Ces informations sont généralement plus utilisées avec les modules atelier.

Validation de la réception :

  • via le bouton « fin réception »
  • Le logiciel mouvemente les stocks , « entrées stocks + »
  • Le logiciel crée les évènements de traçabilité « ACHAT »
  • Les lignes de commandes sont « pointées » comme « commencées » ou « terminées » selon le type de validation « reliquat » ou « terminé ».

La modification d une réception.

  • Saisir la date de réception du document d’origine à modifier, le fournisseur , le n° de réception
  • On ne peut pas changer la date originelle d’une réception, il faut l’annuler totalement et la re-créer dans ce cas.
  • On peut modifier une ligne de réception tant qu’elle n’a pas commencé à être facturée.
  • Le logiciel génère des mouvements de stocks « correctifs » (entrées – , entrées +)
  • Le logiciel ajuste les évènements de traçabilité « ACHAT »

La saisie d'une Pré-réception.

Achats > Commandes > Pré-réceptions

Le principe de saisie est identique que pour une réception , l’écran est sur fond « vert » pour permettre à l’utilisateur de distinguer les 2 interfaces.

Le logiciel ne génère pas les évènements stock et traçabilité à cette étape

EXPLOITATION DES RÉCEPTIONS

Achats > Réceptions > Exploit. réceptions

Cette fonction permet d’exploiter les informations des réceptions et pré-réceptions, avec le statut du document, informations réceptions en Volume et CA , informations facturation des lignes facturées.
On accède aux informations de facturation des lignes facturées via le bouton « détail factures »

Statuts de la réception :

  • Facturé
  • Réception avec reliquat
  • Pré-réception
  • Réception totale (non facturé)

Pour lister toutes les réceptions facturées cocher « facturées » (lignes rouges)
Pour lister toutes les réceptions « à facturer » cocher « non facturées » (lignes noires) et « reliquats » (lignes bleues)
Pour listes les pré-réceptions à valider cocher « pré-réception » (lignes vertes)

ÉDITIONS DES RÉCAPS DE RÉCEPTION

Achats > Réceptions > Récapitulatif détails

Achats > Réceptions > Récapitulatif par mois

Ces éditions récapitulatives permettent d’exploiter les informations de réceptions, notamment en filtrant les statuts.

L’état « récap détail » permet de pointer les éléments du calcul des PMPA (voir thème « pmpa »)

exemple sélection « récap détail » :

  • Astuce ! en cochant « prix écart cde/rec » l’utilisateur obtient la liste des lignes réceptions dont le prix réceptionné est différent du prix commandé.

exemple état récap :