Factures EDI

Flux message Facture EDI avec prestataire

Avant-propos

Le module ALTA’G  EDI-Facture  permet l’envoi de Factures de Vente de façon électronique.

  • Gestion du Message Invoice
  • Gestion du Message Factures Dématérialisées
  • Paramétrage de la Société
  • Paramétrage des Clients EDI
  • Paramétrage des Spécificités EDI
  • Envoi de Lots de Factures EDI
  • Gestion des Anomalies d’Envoi

Cas d’exclusion de Factures pour l’Envoi EDI :

  • Les Factures dont le Montant est égal à zéro
  • Les Factures ou Avoirs de Ristournes
  • Les Factures ayant une Remise Générale (% ou Montant)
  • Les Factures dont le regroupement est différent de B (Obligation d’une Facture par Bon de Livraison)

Descriptif du module 

Présentation

Chemins d’accès :

EDI > Paramétrage >> Société

Emetteurs/Destinataires
Clients EDI
Articles/Clients
Modes Règlements

EDI > Emissions >> Envoi Factures

Paramétrage

Il s’agit des paramétrages propres à l’edi facture en plus de ceux décrits dans la page « Demande d’ouverture ». https://www.altaconcept.com/elearning2/edi/ouverture-de-message/

Paramétrage Société EDI

Chemins d’accès :

EDI > Paramétrage >> Société

Extrait de la fenêtre

  • Renseigner le Lieu Fonction de votre société (fourni par GS1).

Paramétrage Société Alta G’

Chemins d’accès :

Données de base > Paramètres >> Paramètres CSOC

Cliquer sur l’image pour accéder au thème « Paramétrage/Paramètres standards »

  • Renseigner ou vérifier les champs concernant votre société comme suit :

    • Raison sociale société (champ Libellé long) ;
    • Adresse 1 & 2, code postal et ville ;
    • Numéro de SIREN ;
    • Numéro Identifiant TVA (Code Intra Communautaire) ;
    • Numéro RCS ;
    • Code Lieu Fonction Société ;
    • Forme juridique ;
    • Capital.

Paramétrage Clients Livrés & Facturés Alta G’

Chemins d’accès :

Données de Base > Clients >> Clients

Client Livré

Onglet Général 2

  • Renseigner le Lieu Fonction du Client Livré.

Onglet Filières

  • Renseigner le code du Client Facturé (si différent du code Client Livré ou Lieu Fonction Facturé différent du Lieu Fonction Livré).
  • Si la commande facturée n’est pas arrivée par EDI et que le GLN du livré à est différent du GLN commandé par, ajouter aussi un client commandé par en renseignant bien son GLN

Client Facturé

Dans le cas où le Lieu Fonction Facturé est différent du Lieu Fonction Livré, ou si le Client Livré est aussi son Facturé, la Fiche doit être complétée comme ci-dessous.

  • Renseigner le Lieu Fonction et l’Identifiant TVA du Client Facturé.

Onglet Facturation du client facturé

  • Obligation de sélectionner dans Regroupement BL/Fact, B correspondant à une facture par bon de livraison.

Paramétrage Articles Alta G’

Chemins d’accès :

Données de bases > Articles >> Articles

Onglet UC

Renseigner l’EAN13 de chaque article concerné par l’EDI (EAN fourni par GS1 ou interne à la société).

Paramétrage des Spécificités EDI (Client/Article)

Chemin d’accès :

EDI > Paramétrage >> Articles/Client

Option Facultative et rarement utilisée,  seulement dans le cas ou un Client EDI impose ses EAN 13 Article.

  • Sélectionner le Code Client Livré  (à l’aide de la Loupe) puis Cliquer sur Rafraîchir.
  • Renseigner l’EAN 13 Article du Client Edi, puis sélectionner l’Article concerné (à l’aide de la Loupe).
  • Ne rien sélectionner dans le Pavé Vert.

Paramétrage  des Modes de Règlements

EDI > Paramétrage >> Modes Règlements

  • Sélectionner les Modes de Règlement paramétrés sur Alta’G.
  • Associer chaque Mode de Règlement Alta’G à un Code de Correspondance selon la Table proposée :

    • 20 = Chèque
    • 42 = Virement
    • 60 = Billet à Ordre
    • 70 = Traite (LCR)

Paramétrage  Structurel pour l’EDI – Facture

Chemin d’accès :

EDI > Emission >> Envoi Factures

Mode opératoire

Envoi des Factures EDI

Préambule : En fin de validation de Commande de Vente la Référence Client qui relate le numéro de Commande Client est un élément indispensable…

De plus, pour les avoirs, il est indispensable de mettre dans la référence commande le numéro de la facture d’origine (s’il y en a une) pour que la génération puisse remonter jusqu’au informations de la commande liée.

Cet écran présente la liste des Clients Facturés paramétrés pour l’envoi de Factures ou Avoirs EDI.

  • Sélectionner les Dates Début & Fin des Factures à envoyer par EDI.
  • Cliquer sur le champ Tout Cocher afin de Cocher tous les Clients Facturés par défaut, on peut Décocher certains Clients Facturés si on ne veut pas envoyer leurs Factures par EDI.
  • Cliquer sur Générer : Cette action permet d’accéder à l’écran suivant qui affiche les Factures/Avoirs à envoyer avec des anomalies ou Non.

Lexique des Couleurs :

  • A : Fond Vert     > Les Factures/Avoirs déjà envoyés par EDI.
  • B : Fond Violet  > Les Factures/Avoirs qui ont été Ignorés.
  • C : Fond Rouge > Les Factures/Avoirs qui sont en Anomalies.
    Ces Factures/Avoirs ne pourront pas être envoyés avec ce statut
    Anomalie ; pour    pouvoir Envoyer ces pièces, il faut corriger les anomalies en actionnant le bouton  Modifier.
  • D : Fond Blanc >Les Factures/Avoirs qui peuvent être Envoyés (sans Anomalie, non   ignorés, non Omis).
    Pour effectuer l’Envoi, il faut Cocher les lignes Factures/Avoirs désirées ou faire  ‘Tout Cocher’, puis actionner le bouton Envoyer.

  • Omission : On peut omettre des Factures/Avoirs de l’EDI en choisissant les lignes concernées et en cliquant sur le bouton Omettre ; à la Prochaine ‘Génération’, ces Factures/Avoirs seront reproposés.

  • Filtrer  > Selon vos Choix sur la Date de Facture, le n° de Facture, le Client Facturé, les Factures en Anomalies ou Toutes.
  • Cocher  > Pour Afficher les Factures envoyées et/ou les Factures Omises.

Gestion des Anomalies

L’Envoi des pièces (Facture ou Avoir) ne peut s’effectuer qu’en l’absence d’anomalies (Manque du Référence Commande, absence de Lieu Fonction sur Client Facturé ou Livré, absence de Date de Commande d’origine, etc…)

  • Cliquer  > Sur la ligne pour Afficher le détail des Anomalies
  • Double-Clic  > Pour aller sur l’écran de Modification

Remarque :

  • Certaines Anomalies sont avérées dans Alta’G, quand on passe par une Saisie Avoir/Régularisation, cette mise en anomalie va permettre la collecte d’éléments indispensables à l’acceptation de la pièce EDI.

    • Dans le cas d’un Avoir Direct, le Numéro de Facture d’origine et  la Date commande d’origine seront demandés.
    • Dans le cas d’un Avoir sur document inverse, la Date Commande d’origine sera demandée.
    • Dans le cas d’une Facture Directe, le Numéro de Bon de Livraison d’origine sera demandé.

  • Renseigner les Champs manquants ou erronés et Cliquer sur Enregistrer.

  • La Ligne apparaîtra alors prête à être envoyée.
  • Pour renvoyer une facture, aller dans l’exploitation, cocher une facture puis faire re-générer.

FAQ

Que faire quand…


Les Centrales me parlent de plusieurs entités Clients, à quoi correspondent-elles ?

  • Notion d’Emetteur : Client à qui on envoie le Document EDI.
  • Notion de Client Livré : Client destinataire de la Marchandise.
  • Notion de Client Commandé : Client qui a pris la Commande.
  • Notion de Client Facturé : Client à qui on envoie la Facture.

Pour travailler en EDI, mes clients me demandent mon code GLN, à quoi correspond ce code ?

  • Le code GLN est aussi appelé code Lieu Fonction, ce code de 13 chiffres est fourni par l’institution GS1 et unifie chaque entreprise par un numéro qui lui est propre.
  • Chaque entité Client possède un code GLN.

Quelle est la distinction entre une <u>Facture Invoice</u> et une <u>Facture dématérialisée</u> ?

  • La demande entre Invoice & Dématérialisée viendra de votre Client EDI.
  • Les données EDI transmises sont les mêmes dans les deux cas…
  • Une Facture Invoice doit être envoyée sur Papier et transmise par EDI.
  • Une Facture Dématérialisée ne doit pas être envoyée sur Papier, elle est transmise par EDI et doit être stockée chez un prestataire habilité.

Quelles sont les Règles de Validité d'une Facture EDI ?

  • Le Montant de la Facture doit être différent de zéro.
  • Les Factures ou Avoirs de Ristournes sont exclus de l’EDI.
  • Les Factures ne doivent pas comporter de Remises Générales (exprimées en % ou montant)
  • Les Factures dont le Regroupement Facture est égale à B (obligation d’une Facture par Bon de Livraison).


 

Lexique

D-E-F

Dématérialisée (Facture)
Une facture de vente envoyée par EDI, sans édition papier et avec un stockage électronique obligatoire.
…voir Avant-propos

Destinataire
Dans une transaction EDI – Vente, le destinataire est le code Lieu Fonction de votre société.
…voir Paramétrage des Emetteurs et des Destinataires

Emetteur
Dans une transaction EDI-Vente, les émetteurs sont les codes Lieu Fonction de vos clients EDI (réceptionneurs des fichiers EDI).
…voir Paramétrage des Emetteurs et des Destinataires

G-H-I

GS1
Organisme Français attribuant les codes Lieu Fonction aux différentes entités Tiers (Clients ou Fournisseur) ainsi que les codes EAN pour les pro duits qui transitent en EDI.
…voir Paramétrage Société EDI

Invoice (Facture)
Une Facture de Vente envoyée par EDI, avec continuité de l’édition papier et de son envoi.
…voir FAQ « Quelle est la distinction entre une facture Invoice et une facture dématérialisée ? »

J-K-L

Lieu Fonction (ou GLN)
Code de treize chiffres attribué à chaque Tiers EDI (Client ou Fournisseur) par GS1 afin de garantir l’unicité de chaque entreprise.
…voir Paramétrage Clients Livrés & Facturés Alta G’