Relation tiers – DEB

Présentation

Le chemin d’accès AltaG : Suivi des relations tiers > Suivi des relations tiers > Gestion DEB

Chaque mois, vous devez établir et transmettre à la douane une déclaration d’échanges intercommunautaires de marchandises que vous réalisez avec d’autres états membres de l’Union européenne.
Le module ALTAG_DEB intègre toutes les fonctionnalités nécessaires à l’établissement des documents pour les introductions (Achats) et les expéditions (Ventes).
Il permet de transmettre la DEB sous forme papier ou électronique.

Descriptif du module

Menu

Le menu permet de gérer intégralement la DEB du paramétrage à la déclaration.

  • Paramétrage société : Paramétrage général à faire une seule fois.
  • Paramétrage Dépôt : Paramétrage à effectuer pour des échanges inter-dépôts propres à l’entreprise.
  • Paramétrage Tiers : Paramétrage spécifique éventuel pour les clients et fournisseurs (valeurs différentes des valeurs par défaut ; coût supplémentaire)
  • Paramétrage Article : Paramétrage spécifique éventuel pour les clients et fournisseurs (valeurs différentes des valeurs par défaut ; coût supplémentaire)
  • Utilitaire : Paramétrage réservé à ALTA CONCEPT. Non accessible.
  • Préparation Calcul : Génération du fichier de pré-calcul de la DEB à partir des éléments de facturation.
  • Exploitation DEB : Contrôle et correctifs des éléments de pré-calculs précédents.
  • Génération DEB : Génération des éléments de la DEB à partir des pré-calcul.
  • Exploitation Prépa Calcul : Contrôle des éléments de la DEB générés par l’onglet précédent (Génération DEB).
    Impression des documents au format douane.
    Création du fichier électronique.

Paramétrage

Paramétrage Société

  • Il faut créer un paramètre Introduction pour les achats et un paramètre Expédition pour le ventes.

  • Ensuite, il faut régler le paramètre en fonction du début de l’activité.

  • Ensuite, cocher les champs selon votre situation.

Paramétrage Dépôt

  • C’est un paramétrage Introduction, donc ne concernant que les achats. Il est valable uniquement pour les inter-dépôts.

  • Ce paramétrage n’est pas nécessaire pour les opérations directes chez vos clients.
  • Il est obligatoire de renseigner le champ Code postal si le paramétrage est créé.

Paramétrage Tiers

  1. L’identifiant TVA du client facturé
    Chemin d’accès : Données de base > Clients > Onglet Général 2
    Renseignez le champs ID Européen
  2. L’identifiant TVA du fournisseur facturé
    Chemin d’accès : Données de base > Fournisseurs > Onglet Général 2
    Renseignez le champ ID Européen
  3. L’identifiant Fiche Société
    Chemin d’accès : Données de base > Paramètres > Code paramètre CSOC
    Renseignez le code postal ainsi que ID TVA.
  4. Fichier des pays
    Chemin d’accès : Données de base > Paramètres > Code paramètre PAYS
    Saisir le code normalisé.

    Par exemple, ici le code FR correspond à la France.
  5. Paramétrage Tiers
    Tous les tiers qui ne sont pas sur cette liste seront traités avec les données par défaut. Il n’est donc pas nécessaire de les créer.

    • Il faut créer le tiers (client ou fournisseur) uniquement si celui-ci n’est pas compris dans les normes, à savoir :
       
    • Permet d’exclure le tiers de la déclaration si coché :
    • Pour majorer ou minorer des valeurs :

Paramétrage Articles

  1. La nomenclature CEE
    Chemin d’accès : Données de base > Article > Onglet Général
    Renseignez le champ Nomenclature CEE
  2. Paramétrage Article
    Tous les articles qui ne sont pas dans cette liste seront traités avec les données par défaut. Il faut donc les créer que s’il y a un changement à effectuer (soit par pour le poids, soit pour le développement ou soit pour exclure).

    • Permet d’exclure le tiers de la déclaration si coché :
    • Pour majorer ou minorer des valeurs :

Utilitaires

Cette fenêtre est réservée à ALTA CONCEPT et est de ce fait inaccessible.

  • Le numéro d’habilitation et le mot de passe sont paramétrés ici.

Mode opératoire

Traitement de la DEB

Les étapes sont à effectuer dans l’ordre des boutons :

  1. Préparation Calcul
  2. Exploitation Prépa Calcul
  3. Générer DEB
  4. Exploitation DEB

Préparation calcul

  • La fenêtre Préparation Calcul permet d’extraire les données facturées en tenant compte des paramétrages tiers et articles de manière à créer un fichier de pré-calcul contenant les futures données à traiter dans la DEB.
  • Sont prises en compte toutes les factures qui n’ont pas été traitées lors du calcul précédent.
  • En introduction, les avoirs n’ont pas à être déclarés après des douanes. Par défaut, ils ne sont pas intégrés. En revanche pour les prendre en compte ALTA CONCEPT peut activer l’option dans l’utilitaire.

  • Il faut lancer le calcul une fois pour l’introduction et une fois pour l’expédition.
  • On prend en compte les factures comprises dans le mois sélectionné avec l’antériorité du nombre de jours saisis.

    Exemple : Mois sélectionné = Mars 2020 ; Nombre de jours saisis = 40 jours

    Les factures sélectionnées seront donc celles comprises entre le 31/03/2020 (mois sélectionné) moins les 40 jours (le nombre de jours saisi), donc le 21/02/2020.
  • Permet de déterminer la période prise en compte lors de l’extraction des données de la facturation.
  • Maximum 365 derniers jours.
  • Maximum 31 jours.

Exploitation Prépa calcul

  • La fenêtre Exploitation Pré-calcul permet d’afficher les données extraites en vue de les traiter.
  • Cette fenêtre permet d’agir sur les données avant de lancer le traitement de la DEB.
  • Les données incomplètes ne pourront être traitées dans la DEB. C’est ici que l’on a la possibilité de les mettre à jour.

  1. L’affichage de la liste
  2. Les boutons

  • Permet de modifier et de corriger les erreurs.
  • Les champs (en rose) sont a` modifier :
  • Pour les champs encadrés en rouge, la codification des douanes est à adapter selon votre entreprise. Référez-vous à vos documents concernant le service des douanes pour leur contenu.
  • Permet d’annuler le statut Exclu pour le remplacer par A traiter
  • Explication à venir
  • Voir l’identifiant européen
  • Voir Fichier Pays
  • Permet d’exclure un article ou un tiers de l’ensemble de la DEB pour le mois sélectionné.

  • Permet d’exclure les factures cochées totalement du reste des traitements.
  • Supprime momentanément la facture jusqu’au prochain calcul.
  • Permet de valider manuellement les données.

A utiliser après avoir coché les lignes concernées à partir des boutons précédents


  • Ouvre la fenêtre Exploitation Pré Calcul DETAIL

Cette fenêtre permet d’afficher les données détailler de la facture en vue de les afficher.

  • Les boutons présents sur la fenêtre concernent les ligne de la facture et fonctionnent comme l’Exploitation de calcul.
  • Le bouton Modifier permet d’agir sur les champs décrits ci-dessous :

  • Pour renseigner les champs encadrés en rouge référez-vous à vos documents sur la codification des douanes.
  • Voir l’identifiant européen.
  • Voir la Nomenclature CEE (Paramétrage Article).

Remarque : les numéros qui apparaissent entre parenthèses correspondent aux numéros de colonnes de l’état papier de déclaration.

Génération de la DEB

La fenêtre Génération de la DEB permet de créer le fichier de données tel qu’il sera transmis aux douanes.

  • Il faut lancer le calcul 1 fois pour l’introduction et 1 fois pour l’expédition.
  • On prend en compte toutes les données qui ont une période égale au mois de calcul sélectionné.

  • Règles des gestion :

    • Si il reste au moins une erreur à l’étape Exploration Prépa Calcul alors la DEB du mois ne pourra pas être générée et il faudra recommencer à l’étape précédente.
    • Si on relance plusieurs fois le même calcul, la DEB est supprimée et recréée.

Exploitation de la DEB

La fenêtre Exploitation DEB permet d’afficher les données créées en vue de les transmettre aux douanes. Elle permet d’agir sur les données avant de lancer l’édition ou la création d’un fichier texte.

  • Permet de modifier les informations avant de les transmettre.
  • Permet de créer une ligne de déclaration, même sans qu’il n’y ait eu de facture.
  • Permet d’accéder au détail des factures qui correspondent au cumul de la ligne.
  • Génère l’impression papier du document de déclaration.

Exemple de génération ci-dessous :

Pour la première utilisation, contactez ALTA CONCEPT afin de paramétrer cette fonction.

  • Cette fonction permet de transmettre la DEB via une fichier électronique.

    • Ce fichier peut-être également transmis aux douanes via le portail PRODOUANES.
    • Ce fichier peut-être intégré dans IDEP.

  • Remarque : si ce bouton n’est pas accessible, contactez le service Maintenance d’ALTA CONCEPT.