Facturation

Présentation

3 méthodes permettent de générer des factures.

1. Génération des factures
   Ventes > Documents > Génération des factures

   

2. Facture immédiate
   Données de base > Clients > Clients

   

3. Facture directe
   Ventes > Commande > Saisie des avoirs et régul.

   

La génération de factures est possible quand la génération des bons de livraisons est terminée ou en document direct.

La génération des factures crée les factures.
Procédure irréversible
Impossible de modifier ou de supprimer une facture générée.

 

La génération au format PDF

Suivi des relations tiers > Suivi des relations tiers > G.E.D

• La taille d’un fichier au format PDF est d’environ 120 Ko. Il faut que l’espace de stockage des fichiers ait une taille suffisante.
• L’emplacement de stockage est paramétré dans le batch_ altagro_bledition.

Paramétrage

Les différents lots de factures

Périodicité / Regroupement des BL

Le paramétrage du lot de facture est enregistré dans la fiche du client facturé.

Onglet Facturation > Code lot de facture

 

Regroupement des BL

Le paramétrage du regroupement BL est enregistré dans la fiche client facturé.

Onglet Facturation > Code regroupement BL/Facture

• Facture immédiatement forcée à J pour Code lot et B pour regroupement.
• Ce code est modifiable en saisie des commandes et en modification des expéditions.
• Les codes regroupement BL :
  • B, une facture par BL
    Une facture sera générée pour chaque BL.
  • L, une facture par livré
    La facture regroupe tous les BL d’un même client livré pour le même code lot de facture.
  • F, une facture par facturé
    La facture regroupe tous les BL d’un même client facturé pour le même code lot de facture.
  • R, une facture par référence de commande.
    La facture regroupe tous les BL d’un même client facturé pour la même référence de commande.
    A utiliser pour l’alloti en particulier
• Quels que soient les regroupements, il y a forcément « dégroupage » des BL (plusieurs factures) sur les différences suivantes :
  • Taux d’escompte
  • Code représentant
  • Remise générale
  • Mode de règlement/Délai de règlement
  • Code devise
  • Lignes de produits en tarif marché/non marché

Le nombre d’exemplaire facture

Le nombre d’exemplaire facture est enregistré dans la fiche client facturé.

Onglet Facturation > Nb exemplaires facture

• C’est au moment de l’édition que l’on va chercher le paramétrage.
• En réédition de facture, on imprime systématiquement 1 seul exemplaire avec la mention duplicata.

Le paramétrage des prix

Le nombre de décimales (0 à 4) dépend du paramétrage de la devise.

Données de base > Paramètres > Devises

La génération au format PDF

• La génération au format PDF est activée dans le paramétrage des éditions.
  • Facture / Client « Tous » / Article Tous
  • Facture / Client « client facturé » / Article Tous
  • Génération PDF Oui
• La facture au format PDF est toujours notée duplicata.
• A la réédition, le fichier PDF existant n’est pas remplacé par le nouveau.
• Si la facture est éditée sur un papier pré-imprimé, on peut réintégrer l’image du fond de page (fichier .BMP de l’imprimeur) sur la facture .PDF (prestation optionnelle).

Choix de l’imprimante

L’imprimante préférentielle se paramètre par le menu.

Données de base > Paramètres > Imprim. par défaut

• Le paramétrage de l’imprimante préférentielle est pris en compte au lancement de l’édition.
• Si l’imprimante préférentielle n’est pas configurée ou si le nom n’est pas reconnu par le serveur, c’est l’imprimante par défaut du serveur qui imprimera les factures.

ATTENTION, l’imprimante doit être configurée sur tous les postes lançant l’impression avec le même nom. (Paramétrage à effectuer par l’administrateur réseau)

• On peut changer d’imprimante pour un édition particulière en sélectionnant une autre imprimante dans l’écran de lancement à la demande ou sur l’écran de fin de saisie « avoir ou document inverse ».

On ne peut pas avoir d’aperçu de l’impression, activer la génération PDF ou sélectionner une imprimante virtuelle et aller sur le serveur pour répondre à la fenêtre de paramétrage du logiciel imprimante virtuelle (sinon toutes les impressions seront bloquées).

Paramétrage des libellés de la facture

Données de base > Paramètres > Imprim. par défaut - Document : BL

• Le mode opératoire du paramétrage des constantes est défini dans la fenêtre de Paramétrage des documents pour les éditions.
• Il faut simplement sélectionner le type de document F – Facture.
• Il faut simplement sélectionner la langue FR – Français par exemple.

Mode opératoire

La génération des factures

La génération des factures se fait à partir de l’option Génération des factures.

Ventes > Documents > Génération des factures

• Cette fonction permet de créer les factures, de tous les lots, sauf Facture immédiate à partir du bon de livraison terminé.
• L’interface de génération des factures.

Procédure irréversible
Impossible de modifier ou de supprimer une facture générée.

Description des boutons et zones :

• A FACTURER : Le bouton A FACTURER permet d’afficher les lots prêts à être générés.
• Avec le bouton SELECTIONNER, en se positionnant sur une ligne, on ramène le lot et le regroupement sur l’écran d’ouverture (fenêtre « Génération des factures ») .

  

• VALIDER : Le bouton VALIDER permet de générer les factures des lots et regroupements choisis.
• MAINTENANCE : Le bouton MAINTENANCE permet d’accéder au fichier d’écoute de demande de génération de facture.
  Reservé à la personne dont l’accès est autorisé, chez le client.

  

• Lot de facture : C’est la périodicité de l’édition de la facture. Information paramétrée dans la fiche Client onglet Facturation.
• Regroupement facture : C’est la façon dont les BL sont regroupés sur la facture. Information paramétrée dans la fiche Client onglet Facturation.
• Date de facture : date mentionnée sur le document facture et qui permet de calculer la date d’échéance.
• Date d’arrêté : permet de sélectionner les BL non-facturés jusqu’à cette date d’arrêté. Paramétrable dans GENERE_FACTURE.ini avec DATE_ARRETE=1 pour départ ou DATE_ARRETE=2 pour livraison.
• Client facturé : permet de sélectionner un seul client facturé pour le lot et le regroupement choisis.
• Sélection possible uniquement en lot J.

• Code statistique de la fiche client

  

  Vu du champ associé de la fiche client.

  

Edition des factures et des duplicatas

Vente > Documents > Factures

• A partir de la fenêtre Édition des factures, les lots générés non édités s’affichent.
• Permet d’imprimer les factures créées par l’appli Génération factures.

• A la validation, la facture s’édite automatiquement.

Description des boutons et zones :

• Propriétés : Bouton Propriétés permet de définir l’imprimante et de configurer le mode d’impression.
• Fenêtre de configuration de l’impression.

• Imprimer : Bouton Imprimer lance l’édition de la facture de la ligne sélectionnée.
• Imprimante par défaut : A la validation, la facture s’édite automatiquement.

Facture immédiate

Les factures se créent et s’impriment automatiquement des la validation du bon de livraison pour tous les clients en lot de facture F.

Données de base > Clients > Clients onglet : Facturation

• A partir de la fenêtre Gestion client.
• Modifiable en saisie des expédition.

• Code lot de factures = F, pour facture immédiate.
• C’est la fin de l’expédition (bureau ou atelier) qui génère et édite automatiquement la facture.

Facture / Avoir directs

Les factures ou avoirs des documents directs s’impriment à la validation du document.

Vente > Commandes > Saisie des avoirs et régul.

• A partir de la fenêtre Saisie des avoirs et des régulations.

Réédition d’une facture

La réédition se fait à partir du module :

Ventes > Exploitation > Factures

• A partir de la fenêtre Interrogation des factures.

Informations supplémentaires

Une facture à 0 sera générée dans le cas d’une commande ne contenant que des articles gratuits et/ou échantillons