Bon de Commande d’Achat (Nouvelle Version) ~ e-learning ~ Alta’G standard

Mise à jour 29 Août 2023

PARAMÉTRAGE

RÉSERVE TECHNIQUE

Cliquer sur le lien suivant afin de paramétrer l’imprimante par défaut :
- Imprimante par défaut.

Des paramètres sont à définir afin de pouvoir intégrer ou non, le logo, l’adresse de livraison, la génération du PDF, dans la mise en page des Bons de Commandes Achats.
Chemin d’accès AltaG :
- Données de base / Paramètres / Param New

Une fois que ces paramètres sont « autorisés » ou non à s’afficher dans le BCA, il faut mettre en forme ce dernier. Pour cela, se rendre dans le menu AltaG :
- Données de base / Paramètres / Param edt documents

Les Conditions de vente se renseignent par la fonction :
- Données de base / Paramètres / Param BL/Fact

Pour que l’e-mail contenant le BCA s’envoie automatiquement, il est nécessaire de paramétrer cette coordonnée dans la fiche fournisseur.
- Données de base / Fournisseurs / Fournisseurs
Pour se faire, il faut sélectionner la ligne du Fournisseur pour lequel il faut paramétrer l’e-mail, puis cliquer sur le bouton « Répertoire ».

Le Code Fonction spécifique au Bon de Commande Achat est MAILA.
- Si celui-ci n’est pas dans le menu déroulant, il faut alors le créer en faisant un clique droit dans le premier champ après « Fonction ».
- Renseigner ensuite le Prénom et le Nom de l’interlocuteur en charge des Achats chez le Fournisseurs.
- Renseigner l’adresse e-mail de l’interlocuteur dans la partie « Bureau ».

Le Type d’émission du BCA en fonction du Fournisseur se fait dans l’Onglet « Général 2 » de la Fiche

Pour mettre en place cette nouvelle version d’envoi automatique des BCA par e-mail, il faut se rendre dans le menu AltaG :
- Achats / Commandes / Bon de commande
- Pour que le BCA soit envoyé par e-mail, il faut que la case « Mail » soit cochée.
- Cliquer sur le bouton Paramétrage.

Cocher « Activer nouvelle version » pour autoriser l’envoi automatique.
Renseigner le chemin d’accès des PDF des Bons de Commandes Achats.
Renseigner le Type Fonction.
Écrire le Sujet et le Corps du message que vous souhaitez envoyer au fournisseur.
- Les boutons Expéditeur, Destinataire et N° de Cde permettent d’intégrer automatiquement les références dans le corps du message.
  - Pour cela, il est nécessaire d’avoir paramétré les données, notamment le Destinataire dans la Fiche Fournisseur, et l’adresse mail du Domaine pour l’Expéditeur.
  - Le N° de Commande sera automatiquement celui de la commande venant d’être validée.
Rappel : Il est possible de sauvegarder les états des cases d’Émission des Bons :
- Clique droit sur la case, puis choisir « Mémoriser valeur ».

À titre informatif : Le bouton « Configuration » permet de mettre en place les paramètres pour l’envoi des e-mails.

Une fois la saisie de commande auprès du Fournisseur effectuée, il faut la valider.
Le fait de cliquer sur le bouton « Valider Cde » ouvre la fenêtre de prévisualisation du BCA avant envoi, sauvegarde PDF, et/ou impression.

L’e-mail du destinataire correspond au MAILA crée dans le répertoire du Fournisseur.
Les Options d’Édition correspondent à celle sélectionnées dans la Fiche Fournisseur, Onglet « Général 2 ».

E-mail refusé par le système de messagerie de votre Client :
- Si votre E-mail se retrouve dans les SPAMs ou dans les courriers indésirables, le client doit autoriser votre adresse électronique à lui envoyer des E-mails.
Exemple de courrier à envoyer :
- Afin que nos e-mails ne soient pas considérés comme du courrier indésirable, nous vous recommandons d’ajouter l’adresse [ADRESSE À ACCEPTER] à vos contacts ou à votre liste d’expéditeurs autorisés.

Si le message d’erreur suivant s’affiche lors de l’envoi :
- L’option SMTP authentifié doit être activée sous office365 par l’administrateur (prestataire) sur le portail Office du client, pour la boîte mail en question.