Fiche Client

Présentation

• Le chemin d’accès AltaG : Données de base > Clients > Clients

Pratiquement tous les modules AltaG font appel à la fiche client.

• Affiliation Client.
• La structure du logiciel AltaG est basé sur le Client LIVRÉ.
• Client Commandé :
  • C’est le client qui passe la commande et reçoit la confirmation de commande. Pour les GMS, c’est la centrale d’achat.
• Client Facturé :
  • C’est le client qui reçoit la facture.
• Client Relevé :
  • C’est le client qui reçoit le relevé de factures.
• Client Encours :
  • C’est le client sur lequel est calculé l’encours. Permet des regroupements pour contrôler les encours comptables.
• Client Réglé :
  • C’est le client qui règle la facture. Par défaut, c’est le compte qui est imputé en comptabilité.
• Client Déposé :
  • La marchandise est déposée dans un entrepôt avant d’être redistribuée à chacun des Clients Livrés, le bon de transport sera pour ce Client Livré.

Mode opératoire

Bandeau de boutons

Les boutons de la fiche Client

• La description concernant l’utilité de ces boutons est détaillée dans le E-Learning suivant :

Bandeau d’Onglets

L’Onglet Général 1

Client

• Code :
  8 caractères alphanumériques0.
  5 caractères alphanumériques minimum si interfacé avec LDCOMPTA.
• Mot directeur :
  15 caractères alphanumériques.
  Utiliser pour faire les recherches. Il est important de bien le définir, il doit être explicite.
• Raison sociale :
  30 caractères alphanumériques.
  Apparaît sur tous les documents sur tout le logiciel.
• Intitulé :
  5 caractères alphanumériques.
  EURL, SAS, SARL…
• Raison externe:
  30 caractères alphanumériques.
  C’est la Raison Sociale de la Facture (A renseigner seulement si différent de la Raison Sociale du Client).

Coordonnées

• Nom livré sur facture :
  30 caractères alphanumériques.
  Nom supplémentaire par rapport au Livré. Apparaît uniquement sur la facture.
• Adresse :
  2 lignes de 35 caractères alphanumériques.
• Code postal
• Ville :
  32 caractères alphanumériques.
• Téléphone
• Télécopie
• Site internet
• E-mail :
  • Renseignement de l’E-mail de la Société, champ informatif. Les e-mails des collaborateurs ainsi que le e-mails Fonction seront renseignés dans le Répertoire.
    

Photo

• Permet d’avoir le Logo de la Société à titre informatif.

L’onglet Général 2

Code Établissement

• Paramètre CETS
  • A renseigner uniquement si plusieurs établissements sont gérés au sein de la société.
  • Sinon : Laissez cette zone à blanc.

Code Pays

• Paramètre PAYS
  • Pour un client facturé non français et appartenant à la Communauté Européenne, le pays permettra de gérer la DEB (Déclaration d’Échange de Biens dans l’UE).

Code Langue

• Paramètre CLAN
  • Langue du Client pour les documents externes (BL, Factures, Étiquetage).

Clients Divers

• Par défaut, à « Non ».
  • Si « Oui » alors en Saisie de Commande, les identifiants Client seront demandés.
  • Par exemple :
    • Créer un Client Divers si Vente au comptoir, si Vente au personnel.
  • Pour le Client Divers, mettre dans Regroupement BL/Facture sur l’onglet Facturation, une Facture par BL.

Client TTC

• Client T.T.C.
• Par défaut, à « Non ».
  • Si « Oui » alors alors le tarif rattaché à ce client est saisi en T.T.C.
  • Pour la facture, le H.T. et la T.V.A. seront recalculés.

Description

• N° de SIREN
  Le SIREN (Système Informatique pour le Répertoire des Entreprises)
  Il s’agit d’un numéro à 9 chiffres attribué par l’INSEE. Il est automatiquement intégré à la Facture s’il est renseigné.
• Code NIC
  Le NIC (Numéro Interne de Classement)
  C’est un identifiant numérique de 5 chiffres (en principe : 000 + 2 chiffres) placé à la fin du SIREN.
• Les Numéros de SIREN et NIC forment le Numéro de SIRET.
  • Le SIRET devra obligatoirement être renseigné à partir de 2024 (Facture Dématérialisée).
• Code NAF
  Le code NAF (Nomenclature d’Activité Française)
  Il permet la codification de l’Activité Principale Exercée (APE) pour les entreprises et les établissements.
• Lieu fonction
  Pour l’EDI, code sur 13 caractères, propre au client, unique et attribué par GS1.
• ID Européen
  Le N° TVA intracommunautaire est un n° individuel attribué aux entreprises assujetties à la T.V.A., il doit obligatoirement figurer sur les factures.
  • Cet Identifiant devra obligatoirement être renseigné à partir de 2024 (Facture Dématérialisée).
• Notre réf client
  Notre référence chez le Client, si renseigné, il figurera sur la Facture.

Congés

• Congés Début/Fin
  Pour information. Pas d’incidence sur le logiciel.
  Pour gérer les congés, utiliser le bouton Congés.

L’Onglet Filières

• Client commandé :
  Le « Commandeur » passe la commande et reçoit la confirmation de la commande.
• Client facturé :
  C’est le Client qui reçoit la facture.
• Client encours :
  C’est le Client de Regroupements pour contrôler les Encours Comptables.
• Client réglé par :
  C’est le Client qui est imputé en comptabilité par défaut.
  C’est le compte qui paie la facture.
• Client déposé :
  C’est le Client chez qui la marchandise est déposée par le transporteur (un Déposé peut regrouper plusieurs Livrés).
• Centrale 1 à 7
  Les libellés sont gérés dans le fichier INI avec l’onglet Client.
  Utilisé principalement par les Clients qui travaillent avec la GMS.
  Permet de faire des Regroupements Clients (Centrales nationales, Centrales régionales, etc).
  Permet de gérer des Contrats de Ristournes et Participations Publicitaires (Conditions Arrières).
• Regroupements Tarifs :
  • Regroupements Clients qui permettent de faire :
    • Des Conditions Tarifaires (Prix Négociés, Promotions).
    • Gérer les PVC.
    • Gérer les Commentaires documents.
  • Les 4 Regroupements Tarifs permettent de gérer par ordre de priorité les éléments cités ci-dessus.

L’Onglet Stats

• Cet Onglet sert à effectuer des Regroupements Statistiques. Au nombre de 10 avec des libellés personnalisables :

• Stat 1 Paramètre CST1
• Stat 2 Paramètre CST2
• Stat 3 Paramètre CST3
• Stat 4 Paramètre CST4
• Stat 5 Paramètre CST5
• Stat 6 Paramètre CST6
• Stat 7 Paramètre CST7
• Stat 8 Paramètre CST8
• Stat 9 Paramètre CST9
• Stat 0 Paramètre CST0

• Exemples d’organisation possible :

• Stat 1
  ITM INTERMARCHE
  LECLERC LECLERC
  SUPERU SUPER U
  CARREF CARREFOUR

• Stat 2
  CHARC Rayon charcuterie
  BOUCH Rayon boucherie
  LS Rayon libre-service
  FE Rayon Frais emballé
  POIS Rayon poissonnerie
  Divers Rayon divers

L’Onglet Livraison

Transport

• Code port – Paramètre PORT
  • Noté sur le BL et sur la Facture.
  • D Port dû : Le port est payé par le destinataire.
  • F Port franco : Le port est payé par l’expéditeur (la Société).
  • P Port payé : Le port est payé par le client final.
• On peut faire supporter un Montant Transport au Client final, selon les règles :
  • Type de Transport – Paramètre TYTR :
    • N Non géré.
    • K Coût kg (Poids Net).
    • M Montant.
  • Montant Transport :
    • Si Type Transport = K : Renseigner le Coût par kg.
    • Si Type Transport = M : Renseigner le Forfait transport.
      • Ce Montant pourra être renseigné ou modifié en fin de Saisie de Commande.
  • Code TVA Transport :
    • Taux de TVA à appliquer sur le montant du transport.
  • Transport si Inférieur à : CA (Chiffre d’Affaire HT) minimum ou Poids minimum.
    • Renseignement du montant à appliquer en CA ou en Poids si minimum non-atteint.

• Ce Montant Transport est défini au moment de la Validation de la Commande et n’est pas re-calculé à l’Expédition.

Code TVA Client

• Paramètre CTVA
• Code « 0 » pour la France : On applique le taux de TVA des Articles.
• Pour l’Export et la Corse, choisir le Code correspondant :
  • « 7 » pour la Corse, Taux à 2.10%.
  • « 8 » pour TVA Export UE (exonéré).
  • « 9 » pour TVA Export Hors UE (exonéré).

Mode de Valorisation

• N : Non valorisé.
• V : Valorisé au Prix de Vente.
• C : Valorisé au PVC.
• X : Valorisé au Prix de Vente et au PVC.

Nombre d’Exemplaire BL

• Nombre de Bons de Livraison à éditer.
  En général 2 : un pour le client, un pour l’entreprise.
  Il est également possible de générer le BL au format PDF.

Regroupement Commande

• Non géré.

Livraison sur rendez-vous

• Informatif.

Mode de Calcul PVC

• Pour Étiquetage PIÈCE.
• PVC Société : Paramétrage général AltaG.
• PVC Tarif de Base : Coefficient sur Tarif de base.
• PVC Prix Net : Coefficient sur Prix Unitaire Net Ligne Commande.
  

L’Onglet Commandes

Code Représentant

• Paramètre REPR
  • Le Code et le Nom du Représentant apparaissent sur la facture.
  • Permet de faire des statistiques sur Représentant / Client et/ou Représentant / Facture si changement de Représentant au moment de la Saisie de Commande.
    Remarque : le code representant est enregistré dans la commande au moment de la saisie , s’il y a changement d affectation de representant dans la fiche client après la saisie de la commande c’est l ancien code qui sera gardé en commande, en facture et en statistiques.
  • Si le Module de Gestion des Commissions est choisi, il permettra le calcul de Commission par Représentant sur le Chiffre d’Affaire, ou les Factures Réglées.
  • Chemin d’accès AltaG : Ventes / Commissions / Calcul commissions

Groupe Représentant

• Paramètre GREP
  • Permet de faire des statistiques sur le Groupe Représentant / Client et/ou le Groupe Représentant / Facture si changement de Groupe Représentant au moment de la Saisie de Commande.
  • Si le Module de Gestion des Commissions est choisi, il permettra le calcul de Commission par Groupe Représentant sur le Chiffre d’Affaire, ou les Factures Réglées.
    • Chemin d’accès AltaG : Ventes / Commissions / Calcul commissions

Code Télévendeur

• Paramètre TELE
• Informatif, permet de renseigner le Télévendeur rattaché à ce client.

Type de Confirmation

• Confirmation de Commande :
  • N : Pas de confirmation
  • F : Par fax
  • E : Par écrit
• Permet en confirmation de commande un tri pour l’affichage.
  • Chemin d’accès AltaG : Ventes > Documents > Confirmation de commande
• Peut également être envoyé au Client en PDF via NEOTOUCH.

Préparation Suspendue

• Non géré.

L’Onglet Facturation

Facturation

• Code devise facturation
  • Paramètre DEVI
  • Par défaut EUR, devise en euro.
  • AltaG est un logiciel multi-devises.

• Code tarif de base
  • Paramètre TBAS
  • Par défaut Tarif général.
  • Permet d’affecter au Client un Tarif de base.

• Nombre exemplaire factures
  • Obligatoire, nombre de facture à éditer.

• Code Lot de factures
  • Permet de filtrer les BL à facturer au moment de la génération des factures.
  • Ce code est modifiable en saisie des commandes et en modification des expéditions.
  • J : Une facture par jour.
  • D : Une facture par décade.
  • M : Une facture par mois.
  • F : Facture immédiate.
    • La facture s’imprimera dès la validation du BL.
      • Sans demander de génération de facture.
  • S : pas de facture.
    • Le BL ne sera pas facturé.
      Utilisé pour des BL inter-dépôt par exemple.
  • W : Une facture par semaine.

• Regroupement BL / Factures
  • Permet de définir comment regrouper les BL sur la facture.
  • B : Une facture/BL
  • L : Une Facture par client Livré.
    • Tous les BL d’un Lot de factures seront sur une seule facture.
  • F : Une Facture par client Facturé (De 1 à n Clients livrés).
  • R : Une Facture par Référence Commande Client.

• Forfait facturation
  • Montant forfaitaire de la Facturation par BL.

• TVA forfait facturation
  • Taux appliqué au Forfait facturation ci-dessus.

Règlement

• Mode de règlement
  • Paramètre MODR
  • Ce sont les modalités à affecter au règlement :
    • Sur Relevé ou non.
    • Sur Traite / LCR (Lettre de Change de Règlement) avec ou sans acceptation.
  • Exemples de modes de Règlement :
  • BO BILLET A ORDRE
  • CD CHÈQUE RELEVÉ DÉCADE
  • CF CHÈQUE SUR FACTURE
  • CM CHÈQUE RELEVÉ MENSUEL
  • PR PRÉLÈVEMENT
  • T1 TRAITE SUR FACTURE
  • T2 TRAITE SUR FACTURE SANS ACCEPTATION
  • T3 TRAITE RELEVÉ DÉCADE
  • T4 TRAITE RELEVÉ DÉCADE SANS ACCEPTATION
  • T5 TRAITE RELEVÉ MENSUEL
  • T6 TRAITE RELEVÉ MENSUEL SANS ACCEPTATION
  • VD VIREMENT RELEVÉ DÉCADE
  • VI VIREMENT/FACTURE
  • VM VIREMENT RELEVÉ MENSUEL

• Délai de règlement
  • Paramètre DELR
  • Algorithme de calcul servant à déterminer la Date d’Échéance.
  • Exemples de délais de Règlement :
  • 30 30 JOURS NET
  • 31 30 JOURS
  • 32 30 JOURS FIN DÉCADE
  • 45 45 JOURS NET
  • 60 60 JOURS NET
  • 61 60 JOURS
  • 62 60 JOURS FIN DE DÉCADE

• Limite de crédit blocage
  • Permet de bloquer la Saisie de Commande en fonction de la somme renseignée et de la validation dans la Gestion du blocage Client. Ce blocage peut-être automatique au lancement de l’Encours Comptable (Si LD Compta).
    • Pour d’autres motifs de Blocage, se référer à la dernière partie du eLearning traitant de l’Encours Comptable.

• Limite de crédit avertissement
  • Permet d’avertir en Saisie de Commande en fonction de la somme renseignée et de la validation du blocage Client. Cet avertissement peut-être automatique au lancement de l’Encours Comptable (Si LD Compta). Cet avertissement ne bloque pas la Saisie de Commande (Pop Up).
    • Pour d’autres motifs d’Avertissement, se référer à la dernière partie du eLearning traitant de l’Encours Comptable.

• Taux d’escompte
  • Taux d’Escompte qui s’appliquera sur le montant total de la facture.
  • Très peu utilisé.

• Code affacturage
  • Géré spécifiquement par Client si nécessaire.
  • L’Affacturage ou « Factoring » est un mode de financement du poste Clients d’une entreprise. Cette méthode consiste, pour une entreprise, à céder les créances qu’elle possède sur ses clients, à un organisme financier spécialisé appelé Factor. Ainsi, en revendant ses créances à cet organisme, l’entreprise récupère immédiatement de la trésorerie, charge à l’organisme d’en assurer le recouvrement.

• Compte collectif
  • Pas obligatoire : à renseigner seulement si différent du Paramétrage Général du Compte Collectif renseigné dans la Saisie des Comptes Comptables.
    • Chemin d’accès AltaG : Données de base / Paramètres / Saisie des Comptes

• Informations Bancaires
  • Banque
  • Guichet
  • N° de compte
  • Clé
  • Domiciliation bancaire
    • Les informations bancaires doivent être renseignées, dans le cas de paiement par Traite.
  • Pour paramétrer les IBAN / RIB, utiliser l’option Banque.
    • Chemin d’accès AltaG : Données de base > Paramètres > Banque – Sélection    Clients et Fournisseurs

   L’Onglet Divers

• Date de création :
  • Date à laquelle l’enregistrement à été créé dans AltaG.
• Date de modification :
  • Date de la dernière modification de la Fiche Client.
• Identifiant programme :
  • Nom du programme, information réservée à Alta Concept.
• Dernier utilisateur :
  • Dernier utilisateur AltaG à être intervenu sur l’enregistrement.
• Client suspendu & Date de suspension :
  • Un client peut être suspendu momentanément ou définitivement pour divers raisons.
    Les informations d’un client suspendu sont toujours disponibles, notamment dans les statistiques.
  • C’est pourquoi, si on ne travaille plus avec un client, on le suspend, on ne le SUPPRIME PAS !!!

• Le bouton Supprimer :
  • Si on ne travaille plus avec un client, on le suspend, on ne le SUPPRIME PAS !!!